Llegan más pedidos. Aparece un nuevo cliente. El equipo comienza a sentirse sobrecargado y la primera respuesta parece evidente:
“Necesitamos contratar a alguien más”.
Puede ser la decisión correcta. Pero antes de aumentar permanentemente los costos de la empresa, vale la pena hacerse otra pregunta:
¿Realmente falta gente o existen procesos que están haciendo perder tiempo y recursos?
Para una pequeña o mediana empresa, esta diferencia puede ser importante.
Crecer no siempre significa aumentar inmediatamente la estructura. A veces, el primer paso es descubrir qué procesos se pueden simplificar, automatizar o hacer de una manera diferente.
Antes de sumar personas, identifica dónde se está perdiendo tiempo
Muchas pymes crecen rápidamente, pero sus procesos continúan funcionando casi igual que cuando eran mucho más pequeñas.
Planillas que se actualizan manualmente.
Información que se ingresa más de una vez.
Cotizaciones que requieren demasiados pasos.
Documentos repartidos entre correos, WhatsApp y computadores.
Inventarios que no están actualizados.
Horas destinadas a buscar información que debería estar disponible inmediatamente.
Cada una de estas situaciones parece pequeña, pero juntas pueden consumir una cantidad importante de tiempo.
Por eso, antes de contratar, conviene observar cómo trabaja realmente el equipo.
Cuatro preguntas que pueden revelar oportunidades de mejora
1. ¿Qué tareas hacemos manualmente todas las semanas?
Haz una lista de aquellas actividades que se repiten constantemente.
Ingreso de datos, emisión de documentos, seguimiento de pedidos, actualización de inventarios, coordinación de entregas o elaboración de reportes son algunos ejemplos.
Luego pregúntate:
¿Existe alguna forma de simplificar o automatizar parte de este trabajo?
No siempre es necesario implementar una gran plataforma tecnológica. A veces, una herramienta sencilla puede liberar varias horas de trabajo al mes.
2. ¿Dónde se producen los principales retrasos?
Una empresa puede tener un buen equipo y aun así trabajar lentamente porque existen demasiados pasos entre una tarea y otra.
Por ejemplo:
un pedido necesita tres aprobaciones antes de ser procesado;
una cotización pasa por varias personas;
o una compra queda detenida esperando información.
Detectar estos pequeños “cuellos de botella” permite mejorar la velocidad de respuesta sin necesariamente aumentar la dotación.
3. ¿Qué información estamos usando para decidir?
La productividad también depende de contar con información clara.
¿Cuáles son los productos que más rotan?
¿Qué clientes requieren más horas de trabajo?
¿Dónde se producen más errores?
¿Qué procesos generan mayores costos?
¿En qué parte de la operación se acumulan los retrasos?
Cuando estas respuestas están disponibles, es mucho más fácil decidir dónde invertir recursos.
4. ¿Necesitamos más personas o mejores herramientas?
Hay momentos en que contratar es necesario. Pero en otros casos, una inversión en maquinaria, vehículos, tecnología o equipamiento puede aumentar significativamente la capacidad productiva.
Pensemos en una pequeña empresa de distribución que necesita aumentar sus entregas.
La primera alternativa podría ser incorporar más trabajadores. Sin embargo, quizás el verdadero problema está en la capacidad de transporte, en la preparación de pedidos o en un sistema manual de inventario.
Resolver correctamente ese punto puede generar un impacto mayor que simplemente aumentar el equipo.
Cuando esa mejora requiere incorporar activos productivos, Coval Leasing puede ser una alternativa para financiar maquinaria, vehículos u otros bienes necesarios para el crecimiento, sin realizar toda la inversión mediante un gran desembolso inicial.
Digitalizar no significa convertir todo en tecnología
Existe una idea equivocada de que digitalizar una empresa significa cambiar todos sus sistemas al mismo tiempo.
Para una pyme, puede ser mucho más efectivo comenzar por un problema concreto.
Si pierdes demasiado tiempo controlando inventarios, parte por ahí.
Si preparar cotizaciones demora demasiado, revisa ese proceso.
Si la cobranza depende de varias planillas diferentes, centraliza la información.
Si nadie sabe exactamente en qué etapa está cada pedido, busca una herramienta que permita visualizarlo.
La mejor tecnología no siempre es la más sofisticada. Es la que resuelve un problema real del negocio.
Un ejemplo cotidiano
Una pequeña empresa que abastece insumos a otras compañías comienza a recibir más pedidos.
El dueño piensa contratar inmediatamente a dos personas porque el equipo está trabajando al límite.
Antes de hacerlo, revisan la operación.
Descubren que una parte importante de la jornada se utiliza ingresando pedidos manualmente, revisando disponibilidad de productos y buscando información entre distintas planillas.
Centralizan el inventario y simplifican el proceso de pedidos.
La empresa sigue creciendo y finalmente necesita incorporar una persona adicional, pero ya no dos.
La diferencia es importante:
no evitaron contratar. Contrataron cuando realmente era necesario.
Eso también es productividad.
Crecer también necesita liquidez
Mejorar procesos no significa que el crecimiento deje de necesitar recursos.
Una empresa más eficiente puede comenzar a recibir mayores pedidos, comprar más materiales, aumentar inventario o asumir nuevos proyectos.
Y muchas veces los costos aparecen antes que los pagos de los clientes.
En ese escenario, Coval Factoring puede ayudar a transformar facturas pendientes de pago en liquidez para acompañar ese crecimiento.
Coval Confirming, por su parte, puede contribuir a fortalecer la relación financiera con proveedores, un aspecto especialmente relevante cuando aumenta el volumen de compras y la operación comienza a crecer.
La idea no es financiar una empresa ineficiente.
Es contar con herramientas financieras que acompañen un crecimiento que está siendo bien gestionado.
¿Qué puedes hacer esta semana?
Antes de decidir que necesitas contratar más personas, prueba este ejercicio.
Durante una semana identifica:
- Tres tareas repetitivas que consumen demasiado tiempo.
- Un proceso donde habitualmente se producen retrasos.
- Una información importante que hoy cuesta demasiado obtener.
- Una herramienta, equipo o tecnología que podría mejorar la operación.
Luego hazte una última pregunta:
Si resolviera estos cuatro puntos, ¿seguiría necesitando aumentar mi estructura de la misma manera?
La respuesta puede ayudarte a tomar una decisión mucho más informada.
Más productividad también es crecer mejor
Una empresa eficiente no es aquella que trabaja con menos personas a cualquier costo.
Es aquella que utiliza mejor sus recursos y permite que las personas dediquen su tiempo a tareas donde realmente generan valor.
Para las pequeñas y medianas empresas de Chile, Perú y Colombia, mejorar productividad puede significar simplificar un proceso, ordenar información, incorporar tecnología, invertir en un activo productivo o simplemente cuestionar una forma de trabajar que lleva años funcionando igual.
Y cuando esas decisiones requieren respaldo financiero, Coval puede acompañar ese proceso.
Con Coval Factoring para apoyar la liquidez, Coval Confirming para fortalecer la relación con proveedores y Coval Leasing para financiar activos productivos.
Porque un verdadero socio no solo acompaña a tu empresa cuando necesita financiamiento.
También entiende hacia dónde quieres llevarla.
Mi socio es Coval.
FUENTES
Chile: CORFO, Servicio de Impuestos Internos (SII) y Comisión para el Mercado Financiero (CMF).
